10 consigli per gestire e formare con successo il tuo team che lavora da remoto, con la videoconferenza

Il lavoro da remoto è entrato prepotentemente nella quotidianità di tutte le aziende e delle organizzazioni. Per le imprese più smart, si è trattato di estendere un approccio già adottato, ma – come abbiamo già detto qui – per molte aziende è stato un cambiamento repentino e necessario. E come tutti i cambiamenti deve essere accolto e gestito nel modo giusto.

Innanzitutto, è un questione di mindset. Poi, di strategie e tattiche da adottare per gestire con successo il lavoro da remoto, lo smart working.

Come cambia il lavoro con il Remote Team Management

La gestione dei dipendenti e dei team di lavoro da remoto – in particolare per quanto riguarda il coinvolgimento delle persone – può rivelarsi un’operazione difficile anche per i migliori manager, se non si hanno un’adeguata strategia e i giusti strumenti.

Ci troviamo in uno scenario unico ed eccezionale per tanti aspetti, anche per la velocità con cui tante aziende si sono dovute organizzare. Tuttavia, grazie alla tecnologia, disponiamo di molti strumenti sia per il remote team management, sia per contribuire a sviluppare vere doti e capacità di leadership.

Come gestire un team di lavoro da remoto?

Il passaggio al lavoro da remoto può influire sulle abitudini dei dipendenti, ed è responsabilità delle aziende e dei team leaders occuparsi delle persone che lavorano a distanza.

È quindi fondamentale supportare il team da remoto, attraverso una comunicazione online, smart and immediata. Con strumenti di videoconferenza efficaci, che consentono non solo la comunicazione, ma la fluidità operativa e la collaborazione, a distanza.

Di seguito 10 utili consigli (best practices e strumenti utilissimi), per gestire con successo i team che lavorano a distanza.

1. Fornisci gli strumenti, i servizi  e i dispositivi di lavoro adeguati a lavorare da remoto

È strategico supportare le persone nella fase di transizione dal lavoro in ufficio al lavoro da remoto, fornendo gli strumenti necessari per lavorare in modo confortevole ed efficace.

Di cosa ha bisogno il tuo team per lavorare da remoto?

• Laptop moderni (con webcam, cuffie e auricolari con microfono ovviamente…).

• Una buona connessione ad Internet, affidabile e performante (le connessioni domestiche potrebbero essere utilizzate contemporaneamente dal resto della famiglia, ad esempio per guardare Netflix o per giocare online).

Con un laptop e una buona connessione ad Internet è quindi possibile effettuare videoconferenze, partecipare a Webinar da remoto e frequentare i corsi e-learning sull’Online Academy dell’azienda.

• Un servizio di videoconferenza efficace e moderno.

È fondamentale scegliere il servizio di videoconferenza giusto, in grado di offrire ottime performance e fluidità operativa.

Non è un segreto (e i nostri clienti lo sanno benissimo) che noi amiamo Zoom. Proprio perché consente di organizzare e gestire meeting e webinar da remoto accessibili da ogni dispositivo, ottimizzando sia il video che l’audio in base alla connessione Internet degli utenti. Se vuoi conoscere la nostra offerta basata su Zoom, contattaci.

2. Incoraggia i tuoi dipendenti a creare un’area appositamente dedicata al lavoro

È importante organizzare l’ambiente domestico, predisponendo un’apposita stanza – o almeno una postazione dedicata – per lavorare bene ed in comfort, con tutto l’occorrente necessario. E un tocco di personalizzazione non guasta! Come in ufficio. ?

Un consiglio: prova a stimolare la condivisione sui social della postazione lavorativa da remoto, l’engagement è importantissimo! ?

3. Formazione: assicurati che tutti i tuoi dipendenti conoscano come utilizzare il servizio di videoconferenza

Zoom, ad esempio. È un software per la videoconferenza aziendale davvero intuitivo e facile da utilizzare. Ma è anche dotato di molte funzioni avanzate che consentono di trasformare un sistema di videoconferenza in un potentissimo alleato per i team che lavorano da remoto (contattaci per un corso di formazione avanzato su Zoom).

Consiglio: organizza webinar e sessioni di training online per trasformare i tuoi lavoratori da remoto da utenti base a veri esperti dell’utilizzo del software di videoconferenza aziendale.

4. Organizza sessioni di training e webinar dedicati alla formazione sui tool aziendali per lavorare da remoto

Sono necessari diversi strumenti per lavorare da remoto: per il lavoro collaborativo (Slack, Trello, ad esempio), per la gestione di file e documenti condivisi (Dropbox, Google Drive…), CRM, etc.

È importante, quindi, prevedere una formazione per i tuoi remote workers sugli strumenti e i software, così come già dovresti fare per i tuoi dipendenti di sede…giusto? ?

Consiglio: non dare per scontato che tutti sappiano utilizzare al meglio gli strumenti e i software che l’azienda mette a disposizione. Progetta ed eroga una formazione continua e costante, non solo sui software, ma sulla sicurezza informatica.

5. Pianifica brevi meeting settimanali in videoconferenza

Quando si passa al lavoro da remoto, è importante essere chiari nella comunicazione ed evitare la confusione nella gestione dei progetti e delle attività. Resta sempre in contatto, pianificando brevi meeting in videoconferenza, per fare il punto della situazione.

In questo modo, contribuirai a mantenere il team coeso e sempre aggiornato sullo stato dei progetti e delle attività in corso. Poiché non potrai radunare i membri del tuo team in una sala riunioni, poter contare su uno strumento per realizzare meeting in videoconferenza anytime & anywhere è fondamentale.

Consiglio: cerca di rendere i tuoi meeting e le tue sessioni di formazione “live in videoconferenza” meno formali. “Nice and easy” deve essere la parola chiave. ?

Inoltre, non dimenticare di organizzare online meetings di semplice e pura condivisione tra colleghi che lavorano insieme, anche se a distanza. Prendere insieme un “caffè virtuale” la mattina – tutti insieme prima di iniziare la giornata – o fare un breve break pomeridiano (a distanza, ma insieme) sono abitudini che possono essere mantenute anche quando si lavora da remoto. ?

6. Video is the King. Dai l’esempio ai tuoi colleghi. Accendi la cam!

I social insegnano. Il video è il Re dei contenuti. E questo vale anche quando si tratta di utilizzare la videoconferenza per organizzare meeting, sessioni di live training e webinar formativi.

Accendi la cam quando sei in videoconferenza con il tuo team e incoraggia tutti a fare altrettanto. Mostrarsi, vedere i volti dei colleghi quando si lavora da remoto favorisce e aumenta la fiducia, l’engagement e la produttività delle persone che lavorano a distanza.

E a proposito di engagement: contattaci per scoprire come aumentare il coinvolgimento dei tuoi remote workers, grazie alle funzioni avanzate di Zoom.

7. Se il video è il Re, l’Audio è la Regina e una Chat è la tua migliore alleata

La voce è il nostro primo strumento di comunicazione nelle riunioni e nei training da remoto. Deve essere sempre valorizzata.

Per cui, un sistema di videoconferenza deve offrire una qualità video HD, ma anche un audio perfetto (anche in VOIP).

Ricorda quindi di dotare i tuoi dipendenti anche di microfoni o cuffie con auricolari appositamente pensati per il lavoro da remoto.

E inoltre…scrivere. Amiamo scrivere! Quindi non dimenticarti di mantenere la comunicazione sempre attiva anche tramite sitemi di messaggistica e chat. Ad esempio, se utilizzi Zoom, hai a disposizione la funzione Chat, o l’integrazione con Slack (tanto per citare uno dei tool più diffusi).

8. Incoraggia il tuoi remote workers a creare una routine 

Prepararsi per la giornata lavorativa vuol dire prendersi cura di sé e della propria immagine, anche quando si lavora da remoto. Così come connettersi in orario, fare pause programmate, rispettare la pausa pranzo e non farsi assorbire dal lavoro.

Tutto questo contribuisce a gestire bene la giornata lavorativa da remoto, in modo efficiente e produttivo. ?

9. Mantieni alto il morale del tuo team da remoto. Let’s have fun!

Anche se i componenti del tuo team non si trovano nella stessa sede o nello stesso ufficio, non vuol dire che non siano una squadra. Assicurati che il tuo gruppo sia sempre affiatato e unito, anche organizzando momenti di puro divertimento e relax…in videoconferenza!

Consiglio: riduci la distanza e la potenziale solitudine che potrebbe crearsi. Coltiva l’empatia tra i componenti del tuo remote team.

10. Prenditi cura dei tuoi remote workers

Incoraggia i tuoi dipendenti che lavorano a distanza, a prendersi cura della propria salute. È importante promuovere il benessere psico-fisico dei tuoi dipendenti, specialmente quando lavorano da remoto.

Consiglio: organizza sessioni di training in videoconferenza, dedicate proprio al benessere e alla salute dei tuoi dipendenti (alimentazione, attività fisica, relax, sicurezza, sono tanti i temi che puoi trattare e affrontare in videoconferenza).

Non dimenticare di prevedere un’offerta formativa in e-learning sulla sicurezza e la salute dei lavoratori.

Conclusione

Gestire e formare i dipendenti che lavorano da remoto è ormai parte integrante delle responsabilità delle aziende, dei leaders e dei dipartimenti L&D. La Digital Transformation può aiutarci ad affrontare questo cambiamento con successo. L’importante è utilizzare i giusti strumenti…e soprattutto adottare il giusto mindset.

Ah, se vuoi scoprire la nostra offerta basata su Zoom, contattaci!

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