Formazione sulla compliance: come gestirla con successo

La formazione sulla compliance in azienda è una parte essenziale della promozione di una cultura dell’etica e della conformità all’interno di un’azienda.

Si tratta infatti di fornire ai dipendenti le conoscenze e le competenze necessarie per rispettare le leggi, i regolamenti, le politiche e le procedure aziendali. Si tratta pertanto di un percorso di formazione obbligatorio.

Molto spesso purtroppo la formazione obbligatoria per dipendenti privati viene vista come ripetitiva, noiosa, a tratti inutile – proprio perché magari fatto con lo spirito sbagliato o perché sottostimato in generale. Eppure, la formazione sulla compliance può riguardare una serie di argomenti davvero interessanti e vitali per il corretto funzionamento di un’organizzazione – tra cui la lotta alla corruzione, la privacy dei dati, le molestie sul posto di lavoro, la salute e la sicurezza dei lavoratori.

I dipendenti, pertanto, dovrebbero svolgere questi corsi e i relativi test con attenzione, ma questa è in primis responsabilità di chi li crea.

Infatti, una formazione efficace sulla compliance deve essere coinvolgente, pertinente e adattata alle esigenze dell’organizzazione e dei suoi dipendenti. Inoltre, deve essere regolarmente aggiornata per riflettere le modifiche di leggi e regolamenti e per affrontare i rischi emergenti.

Il mondo della formazione online apre le porte a diverse modalità di erogazione di questi corsi, dando l’opportunità ai loro creatori di produrne in quantità rimanendo però in grado di aggiornarli in un click, nonché di renderli più coinvolgenti – magari rendendoli interattivi, multimediali o arricchendoli con elementi di gamification.

Cos’è il Compliance Training e perché è strategico?

La formazione compliance in azienda è un elemento fondamentale per assicurare che i dipendenti comprendano e rispettino le leggi, i regolamenti e le politiche interne. la formazione compliance mira a sensibilizzare i dipendenti sull’importanza del rispetto delle norme, contribuendo a una maggiore consapevolezza e ad un ambiente di lavoro più sicuro e rispettoso delle leggi.

Pensa alla formazione obbligatoria su anticorruzione e responsabilità amministrativa. Possono sembrare tematiche riservate solo agli addetti ai lavori, ma in realtà è fondamentale per tutte le organizzazioni formare e sensibilizzare i dipendenti su questi argomenti.

La formazione compliance è obbligatoria e fa bene sia all’azienda che ai dipendenti

La formazione obbligatoria in azienda è un elemento cruciale per garantire che i dipendenti siano non solo competenti, ma anche in linea con le normative vigenti e spazia dalle norme sulla salute e sicurezza sul lavoro alla compliance etica e legale. Questa tipologia di formazione è richiesta dalla Legge ed è essenziale per promuovere un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative. Ecco perché la formazione obbligatoria fa bene non solo all’azienda, ma a tutti i dipendenti, partner, fornitori e collaboratori che si relazionano con l’organizzazione.

Esempi di corsi di formazione compliance e obbligatori in ogni azienda

Un tipico caso di formazione compliance è il cosiddetto “Corso sulla 231“. La formazione sulla Legge 231 è fondamentale per le aziende in quanto assicura la comprensione e l’adempimento dei requisiti previsti dal Decreto Legislativo n. 231/2001 in Italia. Questa legge ha introdotto la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi dai loro rappresentanti e dipendenti.

Una formazione efficace sulla 231 aiuta a prevenire tali reati, riducendo il rischio di sanzioni significative per l’azienda. Inoltre, promuove una cultura aziendale basata sull’integrità e la trasparenza, rafforzando la fiducia dei clienti e degli stakeholder nell’organizzazione.

Un altro esempio di corso compliance e obbligatorio per ogni organizzazione è il “Corso sulla sicurezza dei lavoratori“. La sicurezza sui luoghi di lavoro è la pietra fondante (il cornerstone) della formazione aziendale, in quanto garantisce un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative vigenti.

Una continua e costante formazione e informazione dei dipendenti, previene e riduce il rischio di infortuni e incidenti sul lavoro, proteggendo la salute e il benessere delle persone. Implementando un programma di formazione sulla sicurezza, le aziende non solo rispettano gli obblighi legali ma dimostrano anche un impegno concreto verso la sicurezza dei loro lavoratori, contribuendo a creare una cultura aziendale responsabile e attenta alle persone.

In sintesi, la formazione obbligatoria dipendenti privati o pubblici è un pilastro del training in azienda e nella PA. Per questo è essenziale dotarsi di una piattaforma e-learning che consenta di erogare questo tipo di formazione in maniera conforme alle norme e in grado di monitorare e certificare l’apprendimento e i risultati dei dipendenti.

La formazione obbligatoria sulla privacy, sulla sicurezza nei luoghi di lavoro e ogni altro corso sulla compliance aziendale deve essere gestito in maniera moderna e digitale, per consentire ai dipendenti di accedere rapidamente ai contenuti del training anytime & anywhere.

Si può continuare con la formazione sulla compliance tradizionale?

Come abbiamo anticipato, non si può somministrare a ogni singolo dipendente i medesimi programmi di compliance, poiché è necessario adattarli alle esigenze specifiche dell’organizzazione e dei dipendenti.

È stata però la valutazione di suddetti programmi a spingere le aziende verso un cambiamento di approccio nella formazione sulla compliance, mettendo in evidenza l’inefficacia dei corsi di formazione tradizionali e generici.

La pandemia globale ha ulteriormente evidenziato l’importanza di considerare l’aspetto umano nella formazione sulla compliance. Le vite personali e professionali si sono intrecciate in modi senza precedenti, e le organizzazioni hanno riconosciuto la necessità di rispettare e supportare i dipendenti non solo sul posto di lavoro, ma anche al di fuori. In questo contesto, la formazione sulla compliance offre un’opportunità per dimostrare tale attenzione.

Dagli errori si impara

Per garantire il sostegno ai dipendenti e l’allineamento alle linee guida esterne, è necessario prendere in considerazione diversi aspetti nella progettazione e nell’erogazione della formazione.

Prima di tutto, è importante fare attenzione al contenuto e aggiornarlo ogniqualvolta ci sia bisogno. Le leggi e le normative devono essere tradotte in indicazioni chiare, significative e attuabili che mostrino ai dipendenti come svolgere correttamente il proprio lavoro. Devono essere forniti esempi concreti e scenari realistici che consentano ai dipendenti di comprendere come applicare le regole nella loro specifica area di lavoro.

In secondo luogo, è fondamentale considerare come trasmettere il messaggio di conformità. La formazione dovrebbe utilizzare metodi di fruizione che coinvolgano e stimolino i dipendenti. È consigliabile sostituire le care vecchie lezioni frontali o le presentazioni statiche con approcci più dinamici che incoraggiano la partecipazione attiva e la comprensione approfondita dei concetti di conformità.

Infine, la formazione sulla compliance deve essere resa facilmente accessibile ai dipendenti. Con l’aumento del lavoro da remoto e della flessibilità delle modalità di lavoro, è importante adottare soluzioni di formazione online o basate su piattaforme digitali che consentano l’accesso anytime, anywhere. È possibile utilizzare moduli interattivi e autovalutazioni per rendere l’apprendimento più coinvolgente, efficace e brain-friendly.

Vediamo insieme gli approcci tradizionali

Fin troppe aziende non si rendono conto di stare usando i metodi sbagliati per creare i loro corsi sulla compliance. Qui sotto te ne sveliamo alcuni, cosicché tu possa starne alla larga.

• Elimina qualsiasi cosa non sia strettamente pertinente, così da poterti concentrare sulla qualità – piuttosto che sulla quantità – e incoraggiare la partecipazione. Il tempo dei tuoi dipendenti ha valore: progettare una formazione funzionale, d’impatto e rilevante è un ottimo per riconoscerlo.

• Aggiorna sempre i contenuti, perché non puoi pretendere di creare un percorso e poi lasciarlo lì per anni ad ammuffire. È importante tenere conto dei rischi che emergono di volta in volta e dell’evoluzione dell’azienda e adattare la formazione di conseguenza.

• Personalizza la formazione in base ai ruoli e alle responsabilità specifiche dei dipendenti, piuttosto che fornire una formazione generica – né efficiente né efficace.

• Non usare la formazione sulla compliance solo come mezzo per difendersi da possibili problemi di non conformità. Si perde l’opportunità di responsabilizzare i dipendenti e dare valore al percorso. Spostare l’attenzione dalla semplice protezione dell’azienda al coinvolgimento dei dipendenti nella comprensione e nell’applicazione delle norme di conformità è la chiave per adottare una nuova prospettiva. La formazione dovrebbe essere progettata per educare e responsabilizzare i dipendenti, consentendo loro di comprendere l’importanza della conformità e di adottare comportamenti etici.

• Rendi i tuoi dipendenti consapevoli della necessità di un programma di conformità solido e in continua evoluzione. I contenuti devono adattarsi al contesto per stare al passo con il cambiamento.

Crea una nuova cultura aziendale strategica sulla compliance

È un dato di fatto che le aziende che le aziende con una cultura etica e rispettosa delle regole tendono ad avere maggior successo. Tuttavia, come abbiamo detto all’inizio, la formazione sulla compliance è spesso vista come un peso, piuttosto che come un’opportunità. Pensa alla formazione obbligatoria sul GDPR (può sembrare noiosa, ma è qualcosa che interessa tutti noi, non solo sul luogo di lavoro).

La soluzione è riuscire a creare una cultura della compliance sul posto di lavoro e, a questo proposito, vogliamo darti un paio di consigli.

Quindi, dopo averti elencato le cose da evitare, vogliamo darti qualche spunto per migliorare la tua formazione sulla compliance – per renderla efficace al massimo.

1. Considera i problemi di conformità come problemi umani. La formazione sulla compliance dev’essere vista come qualcosa in più, ma di utile. Dovrebbe dunque essere progettata con l’obiettivo di aiutare i dipendenti a prendere decisioni più studiate. Aiuta anche a sviluppare una comprensione più approfondita dei principi etici e delle implicazioni delle norme di conformità.

2. Andare oltre le regole per cambiare il comportamento. È essenziale adottare un approccio che vada oltre regole e restrizioni: sfruttando tecniche di marketing e persuasione, infatti, è possibile influenzare in modo positivo il comportamento dei dipendenti. Concentrarsi sulle motivazioni, sui vantaggi e sulle conseguenze delle scelte etiche permette di promuovere un cambiamento duraturo nel comportamento dei dipendenti.

3. Inizia dai valori e dalla cultura. Un aspetto cruciale è coinvolgere i dipendenti nella definizione di valori etici nella creazione di una cultura sulla compliance, creando un senso di appartenenza a un’organizzazione che considera l’etica e la conformità come pilastri fondamentali.

4. Crea un percorso formativo ad hoc. Individua i rischi dei tuoi processi aziendali e analizza le situazioni complesse che i tuoi dipendenti vivono ogni giorno nello svolgimento delle loro mansioni – sfruttando un buono storytelling per coinvolgere i Learners.

5. Normalizza la raccolta dei dati. Essi possono fornire preziose informazioni sull’efficacia della formazione e sull’ambiente di lavoro, consentendo all’organizzazione di apportare miglioramenti mirati.

Infine, per fare in modo che la formazione sulla conformità non rimanga a sé stante, includila nello sviluppo personale e nel flusso di lavoro per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Come usare l’Intelligenza Artificiale per la formazione sulla compliance

L’Intelligenza Artificiale è un ottimo mezzo attraverso il quale si può implementare la formazione sulla compliance. Infatti, avere un sistema di automation e machine learning che ci aiuta nella gestione di corsi e dipendenti è un aiuto incredibile.

Un caso d’uso comune di IA nella formazione sulla compliance è la personalizzazione dei contenuti in base alle esigenze dei Learners attraverso i dati raccolti dalle attività degli utenti nelle precedenti sessioni di formazione. L’IA dunque definisce delle regole sui contenuti che un discente deve ricevere o su quali argomenti deve concentrarsi quando gli viene assegnato un corso.

Inoltre, poiché utilizza i dati di ciascun dipendente e assegna la formazione a tutti, non ci sono problemi di pregiudizi o implicazioni negative.

Ad esempio, se un manager ha seguito un corso anticorruzione l’anno scorso e non ha ottenuto risultati soddisfacenti nell’identificazione dei funzionari pubblici, l’Intelligenza Artificiale lo riconosce e concentra automaticamente i contenuti del corso per rafforzare le lezioni su questo argomento.

È un po’ come avere un tutor digitale sempre a tua disposizione!

Questo non solo aiuta le Risorse Umane (come anche il nostro caro Zendesk, di cui abbiamo parlato qui), ma porta a risultati migliori, maggiore qualità, coerenza e soddisfazione degli utenti.

Ecco un elenco di corsi compliance che dovresti considerare

Qui sotto trovi un breve elenco di corsi sulla conformità e sulla formazione obbligatoria – con argomenti davvero fondamentali – che imprese, enti e organizzazioni sono chiamate ad erogare ai propri dipendenti.

• Corso sulla GDPR (General Data Protection Regulation) e Privacy;
• Corso 231 sulla Responsabilità Amministrativa delle Società e degli Enti (D.Lgs 231/2001);
• Corso sul Whistleblowing per la procedura di segnalazione degli illeciti;
• Corso HACCP;
• Corsi di formazione sulla Sicurezza dei Lavoratori;
• Corso sulla Cybersecurity;
• Parità di Genere (UNI/PdR 125:2022);
• Molestie di genere sul luogo di lavoro;
• AI Act: Legge Europea sull’Intelligenza Artificiale;
• Corso sul Risk Management e Analisi dei Rischi;
• Corso su Anticorruzione e Trasparenza;
• Corso Antiriciclaggio.

Dai titoli si evince facilmente l’importanza etica, sociale e normativa della formazione compliance per ogni organizzazione. È pertanto fondamentale selezionare una piattaforma e-learning per la formazione compliance, che permetta ai responsabili del Learning & Development di erogare, certificare e monitorare l’efficacia della formazione aziendale.

Per ricapitolare

Cerchiamo di ricapitolare ciò che è stato detto in questo articolo.

Oltre ai vantaggi di promuovere un comportamento etico e ridurre il rischio di sanzioni legali e finanziarie, la formazione sulla conformità può apportare ulteriori benefici alle organizzazioni, come:

• migliorare il morale dei dipendenti, la sicurezza sul lavoro, il benessere e la soddisfazione in azienda;
• accrescere la reputazione aziendale;
• aumentare le probabilità di attirare e trattenere i migliori talenti.

Il futuro della formazione sulla compliance richiede un approccio personalizzato che consideri le specificità dell’organizzazione e dei dipendenti. È essenziale creare un collegamento tra i requisiti di conformità, la formazione e le responsabilità quotidiane dei dipendenti, fornendo loro le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo etico e conforme alle norme.

Per affrontare in modo efficace i problemi di conformità, è fondamentale considerarli come questioni umane e sviluppare una formazione che aiuti i dipendenti a prendere decisioni migliori. L’utilizzo di tecniche di marketing per influenzare il comportamento, partendo dai valori e dalla cultura aziendale, riveste un’importanza cruciale. Inoltre, la raccolta di dati significativi consente di valutare l’efficacia della formazione e il suo impatto sulle persone coinvolte.

Alla prossima!

#neverstoplearning